Jak korzystać z zasobu

Zobacz również:

PIERWSZE KROKI W ARCHIWUM


Wypełnij i podpisz Zgłoszenie użytkownika zasobu oraz rewersy (jeśli już wiesz jakie materiały Cię interesują). Prześlij je do nas na adres: rewersy@opole.ap.gov.pl. Przygotowane materiały będą na Ciebie czekać w czytelni.

| więcej

FORMULARZE


Aby skorzystać z zasobu, należy wypełnić (w formie tradycyjnej lub elektronicznej) stosowny formularz. Na naszej stronie udostępniamy do pobrania konieczne dokumenty oraz wzorce formularzy elektronicznych.

| więcej

CENNIK USŁUG


Zachęcamy do zapoznania się z regulaminem i cennikiem oferowanych przez Archiwum Państwowe w Opolu usług. Archiwum przeprowadza również kwerendy (poszukiwania materiałów archiwalnych) dla instytucji i osób prywatnych.

| więcej

Zasady udostępniania

Zasady udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Opolu regulują następujące przepisy:

Zasady udostępniania w skrócie

Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Państwowym w Opolu udostępniane są osobom zainteresowanym w czytelni. Udostępnianie w formie bezpośredniej, umożliwiające zapoznanie się z oryginałami dokumentów, jest bezpłatne.

Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:

  1. w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
    • o ochronie informacji niejawnych,
    • o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych.
  2. ze względu na ochronę:
    • danych osobowych,
    • dóbr osobistych.
  3. ze względu na zły stan zachowania materiałów archiwalnych.
  4. ze względu na brak zgody na udostępnianie wyrażony przez darczyńcę lub dysponenta dokumentacji.

Ograniczeń określonych w pkt. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń.

Ponadto wybrane grupy materiałów archiwalnych podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:

  1. aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:
    • księgi urodzeń – po 100 latach,
    • księgi małżeństw i zgonów – po 80 latach.
  2. indywidualnej dokumentacji medycznej – po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu.
  3. aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji.
  4. dokumentacji spraw sądowych i postepowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postepowania.
  5. ewidencji ludności – po 30 latach od jej wytworzenia.
  6. dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – po 50 latach od ustania stosunku pracy.

Ww. ograniczeń nie stosuje się jeżeli zainteresowany posiada uprawnienia dostępu do danych zawartych w tych materiałach.

Osoby przystępujące do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni składają Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Zgłoszenie powinno wskazywać archiwum, w którym jest składane, a także zawierać datę jego złożenia i własnoręczny podpis użytkownika. W razie przysłania wypełnionego formularza zgłoszenia drogą elektroniczną, użytkownik składa podpis na wydruku zgłoszenia przy pierwszej wizycie w archiwum, chyba że elektroniczny oryginał opatrzył kwalifikowanym podpisem elektronicznym, albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

W czytelni udostępnia się wyłącznie materiały archiwalne:

 zewidencjonowane - wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych o określonej zawartości lub jednorodnych pod względem zawartości grup jednostek – także, jeśli nie zostały opracowane zgodnie z przyjętymi w archiwistyce zasadami metodycznymi; opatrzone paginacją lub foliacją z tym, że od tego wymogu można odstąpić w odniesieniu do materiałów oprawnych z zastrzeżeniem że ewentualne niezintegrowane składniki takich jednostek (np. luźne mapy w księdze) powinny być oznaczone w sposób umożliwiający kontrolę ich kompletności; oznakowane jako należące do zasobu archiwalnego archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami; będące w stanie fizycznym nie powodującym istotnych przeciwskazań konserwatorskich do ich użytkowania. 

W przypadku, gdy archiwalia zostały zmikrofilmowane lub zdigitalizowane nie udostępnia się oryginałów.

Po uzyskaniu zgody dyrektora Archiwum, udostępnione materiały archiwalne, mogą być reprodukowane zgodnie z obowiązującym regulaminem oraz cennikiem usług.

Udostępnione materiały mogą być również kopiowane samodzielnie własnym sprzętem użytkownika. Warunkiem samodzielnego kopiowania archiwaliów jest użycie urządzeń i technik nieinwazyjnych dla akt, np. fotografia cyfrowa wykonywana bez dodatkowego oświetlenia. Nie mogą być one również wykorzystane w sposób sprzeczny z prawem, w tym z ochroną danych osobowych czy dóbr osobistych.

Na pisemny wniosek korzystającego Archiwum może sprowadzić do czytelni reprodukcje materiałów archiwalnych przechowywanych w innych archiwach. Koszty przesyłki reprodukcji ponosi zamawiający.

Wykorzystanie reprodukcji materiałów archiwalnych pochodzących z zasobu Archiwum Państwowego w Opolu w publikacji powinno być odnotowane poprzez umieszczenie stosownej informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu oraz sygnaturze jednostki.